Le déménagement d’entreprises est difficile sans une bonne organisation. Entre la mise en carton et les démarches administratives à entreprendre, le transfert de bureaux peut devenir un véritable casse-tête. En s’y prenant à l’avance et en respectant toutes les étapes clés d’un transfert d’entreprise, la réussite du déménagement est tout à fait réalisable. L’entreprise est en mesure de solliciter un professionnel pour l’accompagner durant cette opération délicate.
Préparer les collaborateurs du changement de bureaux
Un déménagement d’entreprise ne se décide pas sur un coup de tête. Les raisons qui poussent les décideurs à changer de locaux doivent être mûrement réfléchies et argumentées. Comprendre les raisons du déménagement permet de mieux appréhender l’évènement dans son ensemble, de cibler les nouveaux locaux et de faire comprendre aux collaborateurs l’intérêt de ce changement.
La transparence est de mise lorsqu’il s’agit de changer les conditions de travail de ses salariés de manière significative. Chacun devra avoir le temps de se préparer au transfert et de l’organiser. L’annonce d’un transfert d’entreprise pourrait entraîner un véritable choc psychologique chez les travailleurs, lorsque le trajet domicile-travail se trouve rallongé.
L’accord des salariés n’est pas nécessaire si l’entreprise déménage dans le même secteur géographique ou si leur contrat prévoit une clause de mobilité. En cas de refus, le collaborateur sera licencié pour motif personnel. En revanche, si le contrat n’intègre pas une clause de mobilité et que le salarié refuse de suivre l’entreprise, il bénéficiera d’une procédure de licenciement pour motif économique.
S’occuper de la relocation de l’entreprise
Il va sans dire que lorsqu’une entreprise déménage, elle doit choisir de nouveaux locaux. Pour mieux cibler les biens immobiliers adaptés à l’entreprise, il faut analyser ses besoins : tailles des locaux, nombre de bureaux, localisation, et budget. Il est de pratique de passer par une agence spécialisée pour accélérer les recherches. On peut faire appel à son réseau professionnel ou réaliser des recherches sur internet. Il convient de visiter au moins 4 adresses avant de prendre sa décision.
Dans le cadre de cette procédure de relocation, il est impératif de respecter les délais de préavis de départ. Informez le bailleur le plus tôt possible du projet de quitter les locaux en lui envoyant une lettre recommandée avec avis de réception. Sachez qu’un bail commercial impose un préavis de 6 mois, sauf s’il existe dans le contrat des clauses contraires. Le non-respect du délai de préavis expose l’entreprise au paiement d’indemnités conséquentes.
Fixer la date du transfert de bureaux
Il est important de prévoir une date pour le déménagement d’entreprise. Elle permettra aux décideurs de fixer un planning des opérations depuis les préparatifs jusqu’au jour du grand départ. Fixer la date de déménagement se révèle délicat, car il faut faire en sorte de préserver la continuité de l’activité. Il faudra également viser une période où les déménageurs sont moins occupés. Les consommateurs n’ignorent pas que le prix d’un déménagement de bureaux d’entreprise augmente en même temps la demande. Idéalement, il est conseillé de programmer le déménagement un week-end, mais si on n’a pas le choix, on ne pourra pas éviter un déménagement en jour de semaine. Dans ce cas, organisez une semaine de télétravail pour l’ensemble des collaborateurs de manière à ne pas impacter la productivité.
Pour réussir un déménagement d’entreprise, il faut être prévoyant. Anticipez tout ce qui serait susceptible de compliquer le travail. Si l’entreprise se trouve en plein centre-ville, n’oubliez pas de demander une autorisation de stationnement auprès de la mairie afin de garer plus facilement les camions de déménagement devant l’immeuble le jour du transfert.
Comparer les sociétés de déménagement
Le recours à une entreprise de déménagement pour son transfert de bureaux est une bonne décision. L’organisation d’un tel transfert est difficilement réalisable en interne, surtout lorsqu’il s’agit d’une grande entreprise. Engager un professionnel, c’est bénéficier de son savoir-faire et de ses équipements. Il y a moins de risques de retard et de dommages lorsqu’on confie le projet à des professionnels dont c’est le métier.
S’il est vrai que l’entreprise a un budget à respecter dans le cadre de sa relocation, il est déconseillé de se précipiter sur l’offre de déménagement la moins chère. Il est impératif de bien étudier les options proposées, que ce soit en termes de prestation ou d’assurance. Afin d’accélérer la démarche, il est préférable de passer par un comparateur de déménagement en ligne. C’est un outil de recherche très efficace et facile d’utilisation. L’entreprise va décrire son projet sur un formulaire en ligne en apportant des informations détaillées. La requête sera envoyée à quelques entreprises de déménagement spécialisées pour qu’elles établissent leur devis. Les documents seront transférés au client et il lui appartiendra de faire son choix.
Définir son planning de déménagement
D’une manière générale, l’entreprise disposera de 180 jours pour préparer son déménagement. Le planning démarrera alors à partir du dépôt de préavis de départ au bailleur à 6 mois de la date de déménagement. Ce laps de temps relativement long permettra aux décideurs de communiquer en interne, de récolter les souhaits des collaborateurs concernant les nouveaux locaux et de gérer les éventuelles réserves et oppositions. L’entreprise aura également le temps d’effectuer des travaux dans les nouveaux locaux et d’organiser des visites avec les salariés pour qu’ils appréhendent mieux leurs futurs bureaux. À un mois de la date de départ, l’entreprise réalisera les démarches administratives relatives au déménagement, le transfert de lignes téléphoniques et d’internet et la sauvegarde des données informatiques.
La suite des opérations dépend de la formule de déménagement choisie par l’entreprise. Si elle opte pour une formule standard ou économique, les collaborateurs seront amenés à réaliser la mise en carton eux-mêmes. On leur distribuera alors des cartons et des étiquettes pour faciliter l’identification de leur contenu. S’il s’agit d’une formule de déménagement complète, la mise en carton est confiée au professionnel. Les collaborateurs devront toutefois se charger de leurs effets personnels. La veille du déménagement, tout sera prêt à être chargé dans les camions de déménagement. Les déménageurs passeront à l’heure convenue, s’occuperont de la manutention, du transport et de la livraison vers la nouvelle adresse.
